Usein kuulee väitettävän, että laatujärjestelmän rakentaminen tuo organisaatioon lisää työtä ja turhaa byrokratiaa. ISO 9001 –standardin lähtökohta on kuitenkin täysin päinvastainen. ISOn ”isoja” periaatteita ovat asiakaskeskeisyys, prosessimainen toiminta ja johtajuus. Lyhyesti sanottuna tämä tarkoittaa sitä, että tiedetään, mitä asiakkaamme tarvitsevat ja millaisilla prosesseilla asiakkaan tarve täytetään. Ja tätä johdetaan systemaattisesti. Onko tämä turhaa työtä? Vai kenties menestyksekkään organisaation perustoimintaa?
Erityisesti vuonna 2015 voimaan tullut uusin ISO 9001 –standardi toimii entistä paremmin menestyksekkään liiketoiminnan tukena. Se korostaa entisestään sitä, että laatujärjestelmän tulee olla kiinteästi osa liiketoimintaa. Se korostaa sitoutuneen johtajuuden merkitystä. Organisaation täytyy ymmärtää sidosryhmien vaatimuksia ja toimintaympäristön muutoksia. Riskienhallinta ja mahdollisuuksien tunnistaminen ovat tulleet standardin keskiöön.
Samalla dokumentaation vaatimukset ovat vähentyneet. Tämä on iloinen uutinen kaikille niille, jotka ovat kokeneet laatukäsikirjan ja menettelyohjeiden ylläpitämisen työlääksi ja aikaa vieväksi. ISO 9001:2015 –versiossa ei nimetä yhtäkään pakollista menettelyohjetta. Standardi ei edellytä edes laatukäsikirjaa. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, että mitään ei tarvitsisi dokumentoida. Standardi painottaa tässäkin asiassa kunkin organisaation liiketoiminnan tarvetta. Dokumentoidaan se, mikä on liiketoiminnan ja laadun kannalta olennaista. Kun mietit, pitäisikö jokin asia dokumentoida vai ei, voit myös lähestyä asiaa pohtimalla, millainen riski voi aiheutua siitä, jos asiaa ei ole dokumentoitu.
Kun standardin merkitys ymmärretään oikein, se auttaa keskittämään tekemisen tärkeisiin asioihin ja vähentämään turhaa työtä. Hyvin tehty ISO 9001 –järjestelmä tuo liiketoimintaan lisää systemaattisuutta, se auttaa tunnistamaan riskit ja mahdollisuudet hyvissä ajoin ja näin välttämään turhia harha-askeleita. Hyvin suunnitellut prosessit varmistavat sen, että turha sählääminen tekemisessä vähenee, ja kukin prosessi palvelee seuraavaa prosessia ja tuottaa lisäarvoa asiakkaalle. Laatujärjestelmällä on keskeinen merkitys organisaation tavoitteiden saavuttamisessa.
Ja lopuksi vinkki kaikille ISO 9001 –järjestelmien kanssa työskenteleville: Älä tee mitään vain sen takia, että standardi vaatii. Mieti aina, miten tämä asia aidosti hyödyntää meidän liiketoimintaa. Fiksusti rakennettu ISO 9001-pohjainen laatujärjestelmä ei tuo mukanaan mitään sellaista, josta ei ole aidosti hyötyä liiketoiminnalle – muutakin kuin sertifikaatin saamisen ilo.